Najczęstsze błędy w dokumentacji BHP popełniane przez małe firmy

Pod względem przestrzegania przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną prac najłatwiej ma właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Otóż taki przedsiębiorca będąc żeglarzem, sterem i okrętem w jednym, nie musi wykonywać badań lekarskich, przechodzić szkoleń BHP, nie musi tworzyć instrukcji stanowiskowych, nie musi dokonywać oceny ryzyka zawodowego. Wszystko zmienia się jednak z chwilą, gdy zatrudnia pierwszego pracownika na umowę o pracę. W myśl kodeksu pracy staje się w tym momencie pracodawcą i zaczynają go obowiązywać obowiązki. 

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP

Powszechnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Oznacza to, że musi on m.in. organizować szkolenia wstępne (zanim pracownik rozpocznie wykonywanie obowiązków służbowych) i okresowe, wysyłać pracownika na badania lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne), zadbać o stworzenie odpowiednich warunków pracy, wymagać przestrzegania ustalonych regulaminów i obowiązujących przepisów, zapewnić pracownikowi odzież roboczą, a jeśli ma on kontakt z czynnikami szkodliwymi lub niebezpiecznym - indywidualne środki ochrony. 

Co wiadomo o bezpieczeństwie pracy w małych firmach?

Różne źródła podają, że jeśli chodzi o bezpieczeństwo i higienę pracy w małych firmach dobrze nie jest.  Pracodawcy czasem rozmyślnie, a czasem zupełnie nie przepisy lekceważą. Dlaczego tak się dzieje? Poniekąd dlatego, że przepisy BHP wobec małych firm wykazują w niektórych punktach odstępstwa np. właściciel malej firmy nie musi tworzyć służby BHP, może współpracować z zewnętrzną firmą, która świadczy tego typu usługi, a w niektórych wypadkach może nawet samodzielnie realizować zadania i  prowadzić dokumentację BHP: Kolejne ustępstwo w zakresie BHP, z jakiego mogą skorzystać właściciele firm zatrudniających mniej niż 20 osób to możliwość skupienia w jednym pomieszczeniu miejsca do spożywania posiłków, przechowywania odzieży oraz umywalek. W życiu już tak to jest, że jak pojawi się jedno ustępstwo,  że można gdzieś zrobić krok w tył, to łatwiej przymknąć oko na inne sprawy i kroków w tył zrobić więcej. 

Jakie są najczęstsze uchybienia właścicieli małych firm? 

Nie ma oficjalnych danych pokazujących ilu przedsiębiorców nie prowadzi szkoleń BHP, ale każdy z nas albo miał styczność z takim pracodawcą, albo o takim słyszał. Bardzo często się zdarza, że pracownik rozpoczyna pracę bez szkolenia wstępnego i bez instruktażu stanowiskowego. Szkolenie albo ma miejsce w terminie późniejszym, albo w ogóle go nie ma. Tworzona „na lewo” dokumentacja ma za zadanie uchronić pracodawcę przed karami. Podobnie ma się rzecz ze szkoleniami okresowymi - albo są przeprowadzane niezgodnie z terminem, albo pracownik nieprawdziwie zaświadcza, że brał w nich udział. Kara nałożona przez organy kontrolujące to jedno - pracodawca w ten sposób naraża zdrowie i życie pracowników, stwarza niedobrą atmosferę w pracy, co w konsekwencji przekłada się na opinie o firmie. Kolejny błąd w dokumentacji to nieaktualne badania lekarskie. To też zachowanie ryzykowne - dopuszczenie do wykonywania obowiązków na wysokości pracownika, który już ze względów zdrowotnych nie powinien takich prac wykonywać, może mieć przykre bądź tragiczne konsekwencje dla obu stron.

Co jeszcze umyka w dokumentacji BHP małych firm?

Brak oceny ryzyka zawodowego lub brak jej aktualizacji. Pracodawca ma wiele na głowie i może zapomnieć o fakcie, że gdy w firmie wprowadzane są jakieś zmiany, które mogą mieć wpływ na zdrowie pracowników, ocena ryzyka powinna zostać zaktualizowana. Fatalna sytuacja jest w dokumentacji dotyczącej środków ochrony indywidualnej - w wielu firmach polityka wydawania odzieży, wymiany, zakupu nowej prowadzona jest „na gębę”, a tymczasem powinien być regulamin komu jaka odzież się należy, kto odpowiada za jej czystość, jak często będzie wymieniana. 

Czy za błędy w dokumentacji BHP pracodawcy grożą konsekwencje? 

Drobne uchybienia tj. brak rejestru wypadków to mandat do kwoty 1 tys., uchybienia poważniejsze (brak szkoleń BHP) potrafią zaboleć dotkliwiej - mandat może opiewać kwotę 30 tys. 

Jak uniknąć błędów?

Pracodawca ma wiele obowiązków - gdyby wszystkie musiał wykonywać sam, nie miałby czasu na prowadzenie biznesu. Przypadku BHP, pracodawca może obowiązki delegować, ale nie może o nich całkowicie zapomnieć. Powierzenie spraw BHP pracownikowi nie zwalnia pracodawcy od odpowiedzialności prawnej, zatem powinien nadzorować prowadzone prace i wymagać przestrzegania wszystkich przepisów ogólnych oraz indywidualnych, obowiązujących w danym zakładzie. Dobrym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z pomocy specjalistów, którzy zadbają o szkolenia, instrukcje stanowiskowe, aktualne oceny ryzyka zawodowego, rejestr wypadków i dokumentację powypadkową. Jeśli firma zewnętrzna popełni błąd, odpowiedzialność rozłoży się, ale konsekwencje prawne znowu poniesie tylko pracodawca. Nie ma więc rady - niezależnie od tego, komu opieka nad dokumentacją zostanie powierzona, właściciel firmy powinien przeprowadzać cykliczne audyty.